Para cualquier empresa, la compra de un Software de Gestión ERP es una inversión significativa, no sólo en términos económicos sino de tiempo y recursos. Y su implementación es un proceso arduo, aunque no necesariamente traumático.
Parte de nuestra actividad como proveedores de soluciones de gestión consiste en asesorar a nuestros clientes sobre los aspectos que pueden contribuir al éxito o fracaso en un proyecto de implementación, de modo que esta se realice de la forma convenida y en los tiempos acordados.
En la administración de una empresa, cada herramienta es necesaria para un óptimo desempeño. Utilizar un Software de Gestión permite automatizar y agilizar los procesos empresariales, aunque una ineficiencia en su implementación puede hacer que nuestros objetivos no sean alcanzados en el tiempo estimado. Para que no suceda esto, debemos conocer las claves para una implementación exitosa de un Software de Gestión.
Métodos de implementación
Para garantizar una implementación exitosa se requieren ciertos conocimientos previos, tanto de la empresa que busca actualizarse como del equipo especializado con el cual vamos a trabajar. Estos son los métodos más utilizados:
Método Waterfall
O también llamado cascada, consiste en una primera fase de diseño, una segunda de implementación, una tercera de prueba y ejecución. Su mayor desventaja es que cada una de las fases debe terminar por completo antes de avanzar a la siguiente. El cliente no conocerá la función del software hasta alcanzar la fase de prueba y ejecución.
Método ágil
Este método es semejante al anterior, con la diferencia de que los objetivos se cumplen a corto plazo. El cliente y el equipo de administración trabajan en conjunto para su implementación. La desventaja radica en que necesitamos un cliente comprometido con el proceso y en muchos casos esto no sucede.
Método Sure Step
Consta de las siguientes fase: observación, esquema, arquitectura, implementación y a diferencia de las anteriores, la última fase es la de objetivos. Esto sucede para añadir cambios necesarios sin la restricción de objetivos definidos. La desventaja es que al no estar limitada puede evolucionar de acuerdo a las particularidades de la organización y conlleva la utilización de una mayor cantidad de recursos tanto en presupuesto como en tiempo.
Los tres pasos para una implementación exitosa de Flexxus Enterprise
Nuestro equipo especializado trabaja para garantizar una implementación exitosa disminuyendo los riesgos. El método utilizado consta de tres grandes etapas, cada una con sus respectivas fases:
Primera Etapa: Preparación de base
En esta fase primaria nos encargaremos de instalar los primeros ladrillos para la construcción del Software de Gestión ERP. Es de suma importancia para proseguir con las siguientes fases. Son cuatro pasos definidos:
Migración de datos
Nos encargamos de transferir información de un sistema de gestión antiguo a nuestro ERP. Los problemas que suceden frecuentemente son que el cliente no tiene definido los procedimientos fundamentales que serán enriquecidos. Otra posible posibilidad es que los datos anteriores son incompatibles con el software nuevo, o el presupuesto no alcanza para la totalidad de conversión.
Pre-Parametrización
La Pre-Parametrización es la etapa más importante para la implementación del Software. Allí conoceremos cuáles son los procesos del cliente que son de vital importancia para la función administrativa. Al tener estos datos, adaptamos el Software a los requerimientos de la empresa. Nosotros suministraremos un cuestionario de pre-parametrización que se encargará de esclarecer dichos procesos para evitar cualquier riesgo en la implementación.
Instalación
Conocer donde instalaremos la solución de gestión es importante. En nuestro cao, ofrecemos dos opciones de instalación: la primera en un servidor físico propio de la empresa, y la segunda en la nube, cada una con sus ventajas y desventajas.
El servidor físico debe contar con los requisitos adecuados para un excelente funcionamiento. Si no los posee deberá compra uno nuevo, aumentando los gastos de implementación. En la nube se obvia este paso pero es importante contar con un internet apropiado, ya que, dependerá mucho de la función del ERP.
Configuración
Al tener instalado el software procederemos a configurar sus características de acuerdo a los conocimientos proporcionados en la fase de pre-parametrización. Con esto termina la primera etapa de nuestra implementación.
Segunda Etapa: Capacitación y puesta a punto
Capacitación
En esta instancia, nos encargaremos de educar al personal que va a trabajar con el Software de Gestión ERP. Para ello contamos con un equipo de instructores especializados que irán hasta tu empresa para capacitar a tu personal de manera presencial. También contamos con videos y webinars en nuestra página web que pueden ser muy útiles n esta etapa.
Puesta a punto
Antes de iniciar la puesta en marcha del software, verificaremos con un ejercicio piloto si los requerimientos del cliente están debidamente implementados. También conoceremos si existen errores para solucionarlos, y por último si todo el sistema marcha perfectamente.
Tercer Etapa: Puesta en marcha
Ahora iniciaremos el Software de Gestión ERP en el día a día de la empresa. Estaremos al tanto de cualquier irregularidad. Para ello contamos con un soporte técnico entrenado para cualquier irregularidad. Nuestro servicio de atención al cliente es personalizado y trabaja todos los días de la semana.
Desde la fase de planificación hasta la puesta en marcha, existen muchos riesgos que comprometen el funcionamiento del EPR. En Flexxus estamos al tanto de cada uno de ellos y tomamos las medidas necesarias para disminuir este tipo de incidencia.
Por todas estas razones, podemos decir con certeza que cumplimos con las claves para una implementación exitosa un Software de Gestión ERP. En Flexxus el profesionalismo y la efectividad están garantizados.
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