¿Qué es un Software de Gestión ERP?

Hoy en día cualquier empresa o negocio que quiera competir en el mercado, tiene la necesidad de digitalizarse. La digitalización es un paso imprescindible para poder optimizar la generación de productos y servicios sin perder competitividad. Pero no solo a nivel productivo, pues las necesidades administrativas y de gestión del negocio también van aumentando en base al crecimiento del negocio.

Una de las nuevas tecnologías que juega un papel importante en las estrategias de negocios es el Software de Gestión ERP.  Para comenzar a entender la definición, antes que nada es importante aclarar que el término en ingles Enterprise Resource Planning (ERP) hace referencia a sistemas de planificación de recursos empresariales. Es decir, herramientas que facilitan la gestión de la empresa en todos sus ámbitos.

En cuanto a su definición más sencilla, un Software de Gestión ERP es un sistema de información gerencial que permite la integración y el manejo de ciertas operaciones de la empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Se trata de programas que permiten agilizar, simplificar y controlar las tareas administrativas de cualquier compañía independientemente de su tamaño o sector. Sistemas como estos captan los datos únicos del funcionamiento del negocio y convergen toda la información de la organización para que los directivos de la empresa puedan tomar buenas decisiones de gestión.

El ERP es un sistema modular, configurable y especializado pero funciona como un sistema integrado. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. En el caso de Flexxus Enterprise, contiene más de 25 módulos opcionales para acompañar el crecimiento de tu empresa y está integrado con grandes compañías para simplificar la gestión de tu negocio.

Los sistema ERP surgieron en Estados Unidos a finales de la Segunda Guerra Mundial para administrar el inventario del frente. Tiempo después, la industria incorporó estos sistemas que se fueron sofisticando hasta que, en la década de los 90, se consolidaron como programas de información gerencial para todas las áreas de negocio de una misma empresa.

Si bien en un primer momento el Software ERP era sólo una herramienta al alcance de las grandes compañías, este tipo de sistemas se volvieron accesibles para todo tipo de negocios y se han extendido entre las pymes, gracias a su versatilidad, la aparición de nuevos proveedores, la integración de un mayor número de funciones y la posibilidad de acceder a él a través de Internet.

Características de un Software de Gestión ERP

Es importante destacar que existen características distintivas de esta herramienta, que se ajustan a las diversas dinámica empresarial. Aquí te mostraremos cuáles son las principales:

• Posee una base de datos centralizada y optimizada.
• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
• En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos, aunque no siempre es necesario.
• La misma solución ERP, incluso con los mismos módulos, puede servir a clientes de distintos sectores. Mediante la parametrización del sistema se logra la adaptación necesaria.

Ventajas del Software de Gestión ERP

El Software de Gestión tiene la ventaja de que, sin importar que seas el dueño, administrador o socio, observarás en tiempo real y de forma remota las ganancias, gastos y toda la información financiera útil sobre la compañía.

De esta manera, se mejora la accesibilidad y se da una atención más cercana. También se fortalece la personalidad empresarial, porque el lenguaje es configurado y personalizado por los propietarios.

Adicionalmente, el Software de Gestión almacena la información de los clientes, servicios, productos, e inclusive, empleados de tu empresa. De esa forma, se evita la pérdida de historias y datos importantes.

Por otra parte, el trabajador se sienta a gusto con la empresa y se identifica más con la organización cuando tiene las herramientas de trabajo adecuadas. Por eso, es posible afirmar que el Software de Gestión hace más natural y confortable el proceso productivo. Más allá de un servicio eficaz, la accesibilidad a las herramientas y opciones de configuración son indispensables y permiten que el proceso productivo sea más fluido.

Para elegir el Software de Gestión ERP más adecuado para tu empresa, primero es necesario conocer las diversas alternativas disponibles y las amplias formas de clasificación que existen.

Según su diseño

• ERP a medida. Se trata de un software que está diseñado única y exclusivamente para una empresa en particular, desde cero y según sus especificaciones. Esta es la solución más costosa y exige contratar un tercero que sea capaz de desarrollar y adaptar una solución única para tu empresa.
• ERP estándar o modular. Consiste en un programa prediseñado al que se le hacen modificaciones en base a cada negocio y sus necesidades específicas. Tienen la ventaja de que ya está probado y que es más fácil de implementar. Como tienen módulos adicionales pueden ser muy personalizables, suponiendo un coste menor que un sistema a medida. Este sistema es muy utilizado por aquellas empresas de menor tamaño. Flexxus Enterprise es un claro ejemplo de esta variedad.

Dentro de los ERP estándar o modulares se pueden encontrar dos categorías:

• ERP Verticales. Son programas especializados para determinada industria y que responden a necesidades puntuales. La ventaja de estos sistemas es que ofrecen soluciones puntuales para un tipo de negocio concreto, por lo tanto, su despliegue es mucho más rápido.
• ERP Horizontales. Sistemas que ofrecen soluciones de gestión para cualquier empresa y que cuentan con una gran ventaja: se pueden adaptar y personalizar según cada caso.

Según su instalación

• ERP en local. Los ERP on premise o in House son programas ubicados en los propios servidores de la empresa al contrario de lo que sucede con un programa ERP online. La principal ventaja de tener un sistema de planificación empresarial instalado en los servidores de tu compañía es que tendrás el control total sobre el programa. Sin embargo, para ello se necesita una fuerte inversión en infraestructura, mantenimiento y licencias que aumentarán los costos.
• ERP en la nube. El ERP en la nube o ERP online, es un Software de Gestión que opera a través de servicios de cloud computing. La característica principal de estos sistemas es que hacen uso de Internet para proporcionar recursos compartidos. De esta forma, la instalación de un ERP en la nube no se realiza en los servidores de tu empresa, sino que se encuentra en servidores de terceros, siendo su principal ventaja la reducción de costos, mayor flexibilidad y facilidad de acceso. Sin embargo, el principal riesgo de esta alternativa está en la falta de control sobre los datos, ya que estos se encuentran alojados en un servidor de terceros y dependen totalmente de ellos.

Según su código

• ERP de código abierto. Permiten el acceso a su código fuente de forma libre, lo cual brinda la posibilidad de modificarlos según las necesidades del cliente sin pagar al desarrollador. Esto implica que cada empresa puede incorporar las funcionalidades que más se ajustan a sus necesidades, siempre y cuando disponga de recursos humanos capacitados. El principal inconveniente es el tiempo que se empleará en el desarrollo de los módulos a añadir al ERP.
• ERP de código privado. Este tipo de sistemas no permiten el acceso al código fuente, el cual solo puede ser modificados por sus desarrolladores. Es el Software de Gestión más elegido por las Pymes, ya que no suelen demandar funcionalidades muy específicas y puedan utilizar estos modelos estandarizados sin mayor problema.

En conclusión, los Software de Gestión ERP son una herramienta que constituye un activo estratégico para cualquier empresa, ya que le permite ser más competitiva, más productiva, más organizada y más rentable.