La selección de un Software de Gestión ERP es una decisión muy importante para cualquier empresa, que supone una inversión elevada en recursos económicos, humanos y de tiempo. De una correcta selección y una óptima implementación dependerá el funcionamiento de la empresa en los próximos años, por lo que es importante que consideres no solo los costos económicos sino también muchas otras cuestiones para asegurarte de tomar la decisión correcta.
La elección del Software de Gestión ERP adecuado capaz de ayudarte a transformar tu empresa e integrar toda la gestión de manera simple, no es una tarea sencilla. Independientemente del tamaño de tu negocio, elegir el sistema de gestión es una decisión importante y no puede tomarse de la noche a la mañana.
Para ayudarte en este proceso, hemos preparado una serie de elementos y consejos que deberás tener en cuenta si quieres elegir la solución de gestión más funcional para tu empresa.
¿Por qué tu empresa necesita un Software de Gestión ERP?
Quizá existen diversos argumentos que podrían dar respuesta a esta pregunta, sin embargo, queremos destacar las razones más importantes que inclinan la balanza hacía la elección de un Software de Gestión ERP.
Disponer de varios sistemas para diversos procesos de gestión
Piensa detenidamente sobre cómo tus empleados registran y procesan la información de la empresa. ¿Utilizan programas diferentes para gestionar cobros, pagos y pedidos de clientes? ¿Realizan estos procesos manualmente? ¿Los empleados del almacén hacen uso de una solución completamente diferente para realizar seguimientos de envío y recepción de mercancías?
Cuando utilizas varios programas por separado, la gestión de la empresa puede presentar problemas. Sin datos precisos de contabilidad, inventarios, ventas, etc, es muy difícil tener una visión clara y global del estado en el que se encuentra tu negocio. Además, la gestión de todas las áreas se convierte en una tarea que requiere cada vez más tiempo y esfuerzo.
Un Software de Gestión ERP integra todos los procesos de gestión en una misma plataforma y base de datos. Al ofrecer datos precisos en tiempo real, mejora la toma de decisiones y el crecimiento de tu negocio.
Dificultad de acceso a la información de tu empresa
Si alguien te preguntara cuál es su promedio de ventas, ¿cuánto tiempo te llevaría averiguarlo? ¿Encontraría rápidamente cuál es el rendimiento de tu negocio? Si gestionas tu empresa con hojas de cálculo que necesitan ser actualizadas constantemente y de forma manual, podría ser una tarea larga.
Hoy en día, el ritmo al que trabajan las empresas es más rápido que nunca, lo que significa que los empleados necesitan acceso inmediato a la información. Con un Software ERP, gerentes y ejecutivos pueden obtener una visión más clara de las operaciones comerciales en cualquier momento, mientras que los empleados pueden obtener la información que necesitan para realizar sus trabajos de manera rápida y eficaz.
La contabilidad de tu negocio demanda mucho tiempo
Generalmente, las primeras señales evidentes de que tu empresa necesita una solución de gestión vendrán de tu departamento de contabilidad. Si tus empleados dependen de facturas y órdenes de venta basadas en papel o Excel, y pasan horas del día introduciendo datos manualmente en diferentes programas, deberías considerar seriamente cuánto tiempo está perdiendo en tareas que un ERP puede gestionar en un instante.
Lo mismo ocurre con la información financiera. Con todos tus datos en una misma plataforma, el departamento de contabilidad será más productivo.
Las ventas están bajando y la experiencia del cliente no es buena
Desde el momento en que una empresa empieza a crecer, uno de sus mayores desafíos es garantizar una gestión correcta de inventario. Saber en todo momento la cantidad exacta de productos y su ubicación es una parte vital de las operaciones comerciales.
Cuando las ventas, el inventario y los datos de clientes se gestionan por separado, se pueden generar graves problemas internos. Si no dispones de stock de un producto muy demandado, las ventas se pararán hasta la próxima recepción de mercancía. Mientras tanto, si un cliente llama para preguntar sobre su compra y los empleados no pueden rastrearla para saber si se ha enviado el producto o si hay existencias, el cliente desarrollará una mala imagen de tu negocio.
Por otro lado, con un sistema ERP, el personal de cada departamento tendrá acceso a la misma información actualizada al minuto.
Tu sistema de gestión actual es demasiado complejo
Disponer de varios software para la gestión de la empresa puede convertirse en una pesadilla. Personalizar estos sistemas, integrarlos y tenerlos actualizados puede ser complejo, costoso y llevarte mucho tiempo.
En lugar de agregar más software y complejidad a un sistema ineficaz, la tecnología ERP puede facilitarte soluciones para responder rápidamente a futuras necesidades. Por esta razón, un Software de Gestión ERP como los que ofrecemos en Flexxus es fundamental para la gestión de una empresa.
El Software de Gestión ERP más adecuado para tu empresa, ¿cómo elegirlo?
Lo más posible es que aún estás utilizando Excel para desarrollar la gestión de los procesos internos y externos de tu empresa, y en efecto es una excelente solución. Sin embargo, en pleno siglo XXI es de gran importancia que abandones modelos tradicionales, poco eficientes y obsoletos, y te sumes a la transformación digital.
Independientemente de la necesidad que poseas actualmente, queremos darte a conocer una serie de tips y recomendaciones que te ayudarán al momento de elegir el Software de Gestión ERP que más le conviene a tu empresa. Esta decisión involucra un proceso largo y complejo, en el cual se pueden distinguir cinco variables críticas.
1. Analizar las necesidades de tu empresa:
En primer lugar, se sugiere identificar cuál es el modelo de gestión de tu empresa. De esta forma sabrás cuál es el tipo de software que beneficia tanto a la organización como a los clientes potenciales. Este ítem es muy importante, ya que conocer tus necesidades te ayudará a definir la capacidad y el alcance funcional del sistema que deseas adquirir.
Lo primero es iniciar un estudio más profundo de nuestras necesidades. Los distintos departamentos de la empresa deben definir cuáles son sus problemas y carencias para tratar de plantearlas al proveedor. A raíz de esa mirada interior, podremos buscar un Software de Gestión adaptado a todas las particularidades de nuestra empresa.
Las necesidades presentes y futuras son un factor clave a tener en cuenta en la elección del sistema adecuado. Bajo estos parámetros, es importante que tu proveedor te brinde alternativas con un sistema ágil, flexible y de fácil manejo.
2. Considerar los costos:
El presupuesto disponible para adquirir el Software de Gestión ERP, considerando al equipo y a los expertos que vas a necesitar. Algunos sistemas suponen una gran inversión para las empresas, sin embargo, recuerda que se trata de esto: una inversión.
Es de suma importancia establecer un presupuesto para consolidar el proyecto digital, no obstante, deberás tener presente que no es para nada recomendable invertir un recurso mínimo y bajo, aunque tampoco sería correcto endeudarse para adquirir un buen sistema.
Tener en cuenta el precio, también implica no perder de vista otros factores muy importantes como el soporte técnico o la capacidad de mejora y actualización del software y la empresa. Al final, sin estos factores clave, la implementación y el uso del Software de Gestión probablemente no vaya a ser todo lo eficaz y eficiente que podría ser, lo que resultará en pérdidas económicas.
3. Vencer la resistencia al cambio:
Tener inseguridad y temores al momento de implantar una nueva tecnología en tu empresa es algo normal. Por un lado supone un esfuerzo económico, por otro lado lleva implícito un importante trabajo de capacitación. Pero ¿de verdad crees que lo mejor para tu empresa es cortar las alas de su crecimiento?
Un cambio de ERP genera ansiedad, miedo o incomodidad en las personas que trabajan en una organización, porque impacta directamente en la forma en que trabajan, en lo cotidiano. Es un fenómeno que se da tanto a nivel personal como a nivel organizacional. Tenemos la tendencia a generar hábitos, necesitamos controlar nuestro ambiente, y las situaciones nuevas suelen provocarnos ansiedad.
Dependiendo del conocimiento o experiencia del personal de tu empresa, una implementación de ERP puede percibirse de diferentes formas. Pero durante todo el proceso es de suma importancia la comunicación.
Comunicar claramente el alcance del cambio; apuntar a que las personas afectadas pueden percibir el beneficio de ese cambio para ellas, demostrándose que el nuevo sistema no representa una amenaza. Y además de hablar, escuchar: permitir que las personas involucradas pueden participar activamente en el proceso de cambio y dar lugar a que expresen sus necesidades, dudas y sugerencias.
4. Conocer al proveedor:
La cuarta clave para elegir el Software de Gestión ERP adecuado es conocer la reputación y experiencia del proveedor. Es importante analizar la trayectoria en el mercado del proveedor y su experiencia en el rubro.
También es recomendable elegir un proveedor que brinde soporte técnico y asistencia posventa, que pueda resolverle problemas en momentos críticos. Una empresa que tenga respaldo, que cuente con infraestructura tecnológica y un equipo humano eficiente para brindar el servicio adecuado. Además, es crítico pensar a largo plazo: elegir un ERP flexible de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio.
5. Funcionalidades del Software:
Está claro que la empresa no ha de adaptarse al Software, sino que debe ser el Software el que se adapta a la compañía. En este orden de ideas, la solución de gestión debe ser modular, es decir, debe adaptarse a las particularidades de tu empresa y satisfacer las necesidades futuras para crecer con ella.
También es recomendable que sea escalable para evitar migrar tus datos a otras soluciones de mayor alcance y trabajar con un único modelo de datos para evitar utilizar aplicaciones externas que incrementan los costes y recursos.
Su implantación debe ser rápida y ágil para reducir costes y las molestias generadas en la actividad normal de la empresa. Al mismo tiempo, el proveedor debe garantizará una correcta y segura migración de los datos.
También se hace necesario que el Software de Gestión ERP adecuado sea altamente intuitivo, flexivo y potente, que al observarlo y manipularlo puedas gestionarlo sin dificultades o trabas.
Unido a esto, se hace indispensable que el sistema adecuado posea un nivel de actualización constante y contar con un equipo de soporte técnico especializado.
Elegir el Software de Gestión ERP correcto depende de numerosos factores, y su elección será un factor determinante para el futuro de tu empresa.
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