Cómo evitar que el cambio de ERP sea traumático

Migrar a un nuevo ERP tiende a crear cierta resistencia y dudas en los usuarios. Los datos acumulados en el tiempo por tu empresa son fundamentales para un seguimiento real. ¿Crees que los vas a perder en un proceso de optimización? ¿Sabes cómo migrar de un ERP viejo a uno nuevo?  En este artículo, aprenderás que las resistencias para tener un nuevo ERP están injustificadas.

Aspectos a tener en cuenta

La migración es el proceso mediante el cual se realiza la transferencia  de datos de un Software de Gestión a otro. El éxito en un proyecto de este tipo, depende en gran medida del nivel de comprensión que se llegue a alcanzar acerca del proceso y sus implicaciones.

Las principales dificultades que nos encontramos antes de implementar son:

*Que el cliente no tenga definidos los procedimientos

*Que no se involucran los dueños en la implementación del sistema o les cueste mucho obtener los datos del otro sistema para migrar.

*Que no cuenten con la infraestructura en el caso de empresas con varias sucursales.

No definir los procedimientos importantes

Hay clientes que no conocen los datos importantes que necesitarán para la implementación exitosa. Esto es un problema, ya que la migración total de datos es un procedimiento que aumentará los costos en el presupuesto de migración.

Es común pensar que la implementación del ERP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.

Los responsables no se involucran

Involucrar a la dirección de la empresa en el proyecto es clave. La gerencia es la única capaz de hacer que las cosas sucedan en un proyecto, desde la asignación de los recursos hasta el alineamiento del personal con los objetivos del proyecto y de la empresa misma.

Muchas veces, la Dirección participa en la definición general del modelo a seguir y en la elección del proveedor, pero luego delega el proceso en el consultor y en el líder de proyecto, y se desentiende. El éxito de la implementación se ve entorpecida cuando, al ir bajando en el organigrama, surgen temas puntuales para los que no hay indicaciones claras sobre cómo avanzar. O por el contrario, se avanza en un sentido que no es el deseado por los altos mandos, que se enteran tarde de la decisión tomada.

Dificultad para obtener los datos del sistema anterior

Cada Software de Gestión es único, y la facilidad para extraer sus datos puede variar de un proveedor a otro. Por eso, le recomendamos al cliente hacer todo lo que esté a su alcance para facilitar y acelerar el proceso.

Un error común es dejar la responsabilidad del proyecto en el antiguo proveedor; la migración lleva una corresponsabilidad clara entre ambos. No pierdas de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios.

Proceso para migrar de un Software de Gestión a otro

En un proyecto de migración de éxito todos los participantes asumirán que se trata de una iniciativa que requiere de un tiempo, del cual un elevado porcentaje corresponde a la preparación previa y la comprobación posterior. Cumplir con las expectativas planteadas al definir el proceso tiene también mucho que ver con aplicar las mejores prácticas mencionadas y ser consciente de los principales desafíos a los que habrá que hacer frente.

Para migrar del Software ERP viejo al nuevo, proveemos antes de comenzar un Excel de migración que contiene todos los campos que se pueden pasar de un sistema a otro (datos de artículos, clientes, proveedores, saldos y stock). Siempre recomendamos completarlo de la mejor forma posible porque es la información crítica con la que vamos a arrancar. A su vez, para los casos específicos en los cuales tenemos acceso a la base de datos, le ofrecemos un servicio de extracción de datos en el cual analizamos primero la factibilidad técnica y en base a eso armamos un presupuesto para poder cotizarles el mismo.

Luego de este proceso viene la implementación. En Flexxus Enterprise tenemos tres pasos definidos para este procedimiento:

• Preparación de bases, donde conocemos los requerimientos, datos migratorios e instalación del software.
• Capacitación y puesta a punto, allí enseñaremos a tu personal, ya sea, de modo online o presencial, los conocimientos necesarios para utilizar el ERP. En esta fase verificamos las optimizaciones, los requerimientos, y el funcionamiento del sistema.
• Puesta en marcha del software, que cuenta con un personal de atención al cliente que dará el soporte requerido si ocurre alguna

Migrar de un proceso antiguo a uno nuevo tiene sus contratiempos, su resistencia, y un presupuesto de lenta recuperación. Pero los beneficios desde el punto de vista del mejoramiento de los procesos justifican una actualización. Si querés recibir asesoramiento personalizada de parte de los profesionales más experimentados, no dudes en contactarnos.